Аутсорсинг кадрового делопроизводства
Аутсорсинг кадрового делопроизводства
Любой тип документации. Обслуживаем на русском языке. Страхуем риски.
Что включено
в сопровождение
Ниже представлен базовый состав услуги. На встрече мы изучим ваш кейс и предложим оптимальный комплекс услуг под задачи вашего бизнеса
Ведение кадрового документооборота
- Ведение кадрового документооборота
- Подготовка и сопровождение трудовых договоров
- Составление, оформление и организация подписания приказов
- Внесение и документальное оформление изменений в персональные данные работников
- Ведение баланса отпусков
- Учёт рабочего времени сотрудников и ведение табельной документации
- Разработка, актуализация и сопровождение штатного расписания
- Подготовка справок с места работы, подтверждений нахождения в отпуске по уходу за ребёнком и других кадровых документов по запросу сотрудников
Разработка локально-нормативных актов
- Трудовой договор
- Согласие на сбор и обработку персональных данных
- Договор обязательного страхования работников от несчастных случаев
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Штатное расписание
- Табель учёта рабочего времени и множество других документов
Консультации по трудовому законодательству, помощь в спорных ситуациях
Для руководства:
Для сотрудников:
- по вопросам применения норм Трудового кодекса
- по процедурам приема, перевода и увольнения работников
- по оформлению трудовых договоров и дополнительных соглашений
- по вопросам режима рабочего времени и времени отдыха
- по предоставлению отпусков различных видов
- по вопросам дисциплинарных взысканий и поощрений
- по организации дистанционной и гибридной работы
- по сокращению численности или штата работников
- по вопросам материальной ответственности работников
- по прохождению проверок государственных органов в сфере труда
- по ведению кадрового делопроизводства и хранению документов
Для сотрудников:
- по условиям трудового договора
- по правам и обязанностям работника
- по порядку предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска
- по оформлению отпусков без сохранения заработной платы
- по вопросам больничных листов и социальных выплат
- по отпускам по беременности и родам, а также по уходу за ребенком
- по процедуре увольнения по собственному желанию
- по получению справок и копий кадровых документов
- по режиму рабочего времени, переработкам и компенсациям
- по изменениям персональных данных
Подготовка данных для отчётности, для государственных органов
- Статистическая отчетность по труду (Бюро национальной статистики)
- Уведомления о трудовых договорах через ЕСУТД
- Отчетность по квотам и занятости (при наличии обязанности)
- Сведения по воинскому учету
Оперативное взаимодействие
Мы доступны по email, в любых мессенджерах и по телефону.
В вашем распоряжении также личный кабинет и портал самообслуживания для ваших сотрудников.
В вашем распоряжении также личный кабинет и портал самообслуживания для ваших сотрудников.
Знаем всё о законодательстве
Следим за изменениями в законодательстве Республики Казахстан и вовремя реагируем на них. Никаких неприятных сюрпризов.
Вы готовы
к проверкам
Ваш бизнес будет готов к любой проверке – у вас всегда есть полный необходимый пакет документов. Просто сообщите нам о предстоящем событии.
Больше никаких рутинных задач
Возьмём на себя непрофильные задачи вашей компании, которые не относятся к стратегическому развитию и выполним их лучше, чем отдел кадров.
Что даёт
аутсорсинг кадрового делопроизводства?
Мы доступны по email, в любых мессенджерах и по телефону.
В вашем распоряжении также личный кабинет и портал самообслуживания для ваших сотрудников.
В вашем распоряжении также личный кабинет и портал самообслуживания для ваших сотрудников.
Оперативное взаимодействие
Знаем всё о законодательстве
Следим за изменениями в законодательстве Республики Казахстан и вовремя реагируем на них. Никаких неприятных сюрпризов.
Ваш бизнес будет готов к любой проверке – у вас всегда есть полный необходимый пакет документов. Просто сообщите нам о предстоящем событии.
Вы готовы
к проверкам
к проверкам
Возьмём на себя непрофильные задачи вашей компании, которые не относятся к стратегическому развитию и выполним их лучше, чем отдел кадров.
Больше никаких рутинных задач
Что даёт аутсорсинг кадрового делопроизводства?
Какие задачи решает кадровый аутсорсинг?
Текучка, рутинные процессы
Оформление приказов на отпуск, увольнение, переводы сотрудников на другие должности и иные кадровые движения, подготовка трудовых договоров
Внутренние правила и регламенты
Создаем, обновляем и корректируем внутренние правила и регламенты, локальные акты в соответствии с кадровой политикой и изменениями в законодательстве Республики Казахстан
Трудовые конфликты
Анализируем возможные сценарии, разрабатываем варианты решения конфликтов, защищаем интересы работодателя в государственных учреждениях, снижаем репутационные риски
Миграционный учёт
Берем на себя все заботы: подаем документы, отслеживаем миграционное законодательство Казахстана, вовремя предупреждаем об изменениях
Какие задачи решает кадровый аутсорсинг
Текучка
и рутинные процессы
и рутинные процессы
Оформление приказов на отпуск, увольнение, переводы сотрудников на другие должности и иные кадровые движения
Внутренние правила и регламенты
Создаем, обновляем и корректируем внутренние правила и регламенты в соответствии с кадровой политикой и изменениями в законодательстве Республики Казахстан
Трудовые конфликты
Анализируем возможные сценарии, разрабатываем варианты решения конфликтов, защищаем интересы работодателя в гос. учреждениях
Миграционный учёт
Берем на себя все заботы: подаем документы, отслеживаем миграционное законодательство Казахстана, вовремя предупреждаем об изменениях
Цены на услуги
Указанные тарифы на услуги ведения кадрового учёта не являются публичной офертой и окончательными по суммам и могут отличаться из-за особенностей бизнеса и его задач. За подробностями обращайтесь к менеджеру компании.
Кейсы наших клиентов
Как группа транспортных компаний избежала расходов
в 74 000 $ (~38 млн ₸) по КПН
в 74 000 $ (~38 млн ₸) по КПН
Как розничная сеть получила ресурс для быстрого развития в Казахстане
Как один из самых крупных ритейлеров модных товаров в мире перенастроил учёт и сохранил ~300 000 €
Как федеральная сеть магазинов «Подружка» настроила и автоматизировала процессы учёта в период роста на рынке Казахстана
Ситуация
В период выхода и масштабирования сети на рынке Казахстана компания столкнулась с трудностью найма квалифицированных бухгалтеров, с локальной спецификой рынка труда и сложностью управления из России.
В период выхода и масштабирования сети на рынке Казахстана компания столкнулась с трудностью найма квалифицированных бухгалтеров, с локальной спецификой рынка труда и сложностью управления из России.
Как помогла команда 1C-WiseAdvice
- настройка учетных процессов
- обеспечили качество и непрерывность учета
- высвободили часть управленческого ресурса российского офиса
- внедрили IT-решение, которое позволило создавать документы реализации, электронные счет-фактуры, документы на возврат товара, документы списание ТМЗ по браку и другие
- настройка учетных процессов
- обеспечили качество и непрерывность учета
- высвободили часть управленческого ресурса российского офиса
- внедрили IT-решение, которое позволило создавать документы реализации, электронные счет-фактуры, документы на возврат товара, документы списание ТМЗ по браку и другие
Результат
Меньше, чем за год были налажены все учётные и бизнес-процессы. Компания 1C-WiseAdvice поддержала масштабный рост бизнеса: количество магазинов сети увеличивается в 4 раза, а количество сотрудников - в 5 раз, количество поставок из России - в 4 раза.
Меньше, чем за год были налажены все учётные и бизнес-процессы. Компания 1C-WiseAdvice поддержала масштабный рост бизнеса: количество магазинов сети увеличивается в 4 раза, а количество сотрудников - в 5 раз, количество поставок из России - в 4 раза.
Как группа транспортных компаний избежала расходов в 74 000 $ (~38 млн ₸) по КПН
Ситуация
По одному из импортных контрактов возник риск начисления КПН (аналог российского налога на прибыль) из-за неподтверждённых поставок 2023 года. Банк отказывался принимать имеющиеся документы из-за несоответствий в условиях договора и внутренних регламентов (поставки проходили без пересечения границы Казахстана).
По одному из импортных контрактов возник риск начисления КПН (аналог российского налога на прибыль) из-за неподтверждённых поставок 2023 года. Банк отказывался принимать имеющиеся документы из-за несоответствий в условиях договора и внутренних регламентов (поставки проходили без пересечения границы Казахстана).
Как помогла команда 1C-WiseAdvice
- Систематизировали документы для прохождения валютного контроля в «Банк ЦентрКредит»
- Подготовили чёткие пояснения и убедительные формулировки
- Обеспечили согласованную подачу в банк
Угроза начисления корпоративного подоходного налога (КПН) снята
- компания избежала расходов в 74 000 $ (~38 млн ₸)
- Систематизировали документы для прохождения валютного контроля в «Банк ЦентрКредит»
- Подготовили чёткие пояснения и убедительные формулировки
- Обеспечили согласованную подачу в банк
Угроза начисления корпоративного подоходного налога (КПН) снята
- компания избежала расходов в 74 000 $ (~38 млн ₸)
Как один из самых крупных ритейлеров модных товаров в мире перенастроил учёт
и сохранил ~300 000 €
и сохранил ~300 000 €
Ситуация
- более 1000 документов, подтверждающих исполнение валютных контрактов, не были переданы в банк предыдущей командой
- более 10 извещений от налоговых органов о проверке правильности формирования таможенной стоимости при отправке товара было получено за период 2020-2023
- около 2 млн € налоговые органы Казахстана посчитали сокрытием дохода
- около 300 тыс € могла составить сумма доначислений, штрафов и пени по итогам налоговой проверки
- более 1000 документов, подтверждающих исполнение валютных контрактов, не были переданы в банк предыдущей командой
- более 10 извещений от налоговых органов о проверке правильности формирования таможенной стоимости при отправке товара было получено за период 2020-2023
- около 2 млн € налоговые органы Казахстана посчитали сокрытием дохода
- около 300 тыс € могла составить сумма доначислений, штрафов и пени по итогам налоговой проверки
Как помогла компания 1C-WiseAdvice
- в очень сжатые сроки (в течение одной недели) привели в порядок валютные контракты по прошлым периодам и передали их в банк
- выявили ошибку, уходящую корнями в 2020 год, предложили клиенту иную методику формирования таможенной стоимости при отправке товара
- провели объемную работу по сверке данных ОФД с данными, отраженными в программе учета, предоставили в налоговые органы убедительные разъяснения и документы
- в очень сжатые сроки (в течение одной недели) привели в порядок валютные контракты по прошлым периодам и передали их в банк
- выявили ошибку, уходящую корнями в 2020 год, предложили клиенту иную методику формирования таможенной стоимости при отправке товара
- провели объемную работу по сверке данных ОФД с данными, отраженными в программе учета, предоставили в налоговые органы убедительные разъяснения и документы
Результат
- все претензии налоговых органов по прошлым периодам были сняты
- по году, в котором мы использовали другую методику формирования таможенной стоимости, претензий не было
- все претензии налоговых органов по прошлым периодам были сняты
- по году, в котором мы использовали другую методику формирования таможенной стоимости, претензий не было
Аутстаффинг персонала в Казахстане
Это отдельная услуга по найму сотрудников вашей компании в штат к нам с кадровым сопровождением и выплатой зарплаты в дальнейшем.
Наша компания берёт на себя функции формального работодателя в случаях, если у вас:
Нужны люди на сезонные проекты
Имеются ограничения штата
Нет юрлица в Казахстане
Нужно быстро нанять людей
Что включено в услугу аутстаффинга
Кадровое делопроизводство по принятым в штат сотрудникам
Подготовка и сдача отчётности в государственные органы
Расчёт и перечисление заработной платы, других выплат
Контроль кадровых событий, прохождение проверок
Последствия ошибок в кадровом учёте
С которыми вы столкнётесь, если не знакомы со спецификой учёта Казахстана.
Проверки из-за расхождения данных в системах
Работодатели в Казахстане взаимодействуют с госорганами через специальные системы, связанные с трудовыми отношениями и социальными платежами. Несоответствия между кадровыми документами и переданными государству сведениями выявляются быстро.
Жалобы от сотрудников из-за ошибок с социальными платежами
Многие кадровые ошибки в казахстанских компаниях быстро отражаются на пенсионных и социальных отчислениях, ОСМС. Сотрудники сами могут заметить проблему через свои личные кабинеты и обратиться с жалобой.
Большой объём мелких несоответствий, которые сложно устранить
Многие компании начинают работу в Казахстане с российских шаблонов трудовых договоров, кадровых регламентов и HR-процессов. На практике даже небольшие отличия в требованиях приводят к ошибкам, которые долго остаются незаметными. Проблемы выявляются после жалобы сотрудника, проверки инспекции труда.
Работают
с вами
с вами
Вы получаете целую команду профессионалов. Компетенции специалистов — разные. Каждый отвечает за свою область, глубоко погружаясь в процессы и уделяя им максимум внимания.
Взаимодействие организовано по принципу «одного окна»: с вами работает персональный ассистент, который всегда на связи, координирует работу команды и обеспечивает высокий уровень сервиса.
Взаимодействие организовано по принципу «одного окна»: с вами работает персональный ассистент, который всегда на связи, координирует работу команды и обеспечивает высокий уровень сервиса.
Наталья Авсянская
Главная по клиентским проектам
Андрей Климин
Главный по регистрациям компаний
Елена Куцакова
Главная по расчёту заработной платы и кадрам
Что вы получите от сотрудничества с нами
6
5
4
3
2
1
Без отпусков и больничных, перебоев
в период подготовки отчётности
в период подготовки отчётности
Без необходимости долго искать специалистов в Казахстане под ваши требования, обучать
Сможете видеть реальную картину 24/7, готовы к проверке в любой момент времени
Стабильность качества, процессов, сроков
Обученную команду, глубокое понимание рынка и отрасли
Контроль качества на всех уровнях
Быстро найдём дополнительных людей или экспертность, если компания растёт, сталкивается с новыми вызовами
Внедрим единую политику, настроим работу на всех участках, а также синхронизируем работу ТОО с российским офисом, если нужно
Сможете направить ресурс на решение стратегических задач
Масштабируемость ресурсов
Единую методологию учёта
Освобождение от рутины
Аутсорсинг кадрового делопроизводства – детали
Обслуживаем на русском языке
Никаких языковых барьеров и документов, подписанных «вслепую». Вся коммуникация с вами осуществляется на русском языке.
Минимизация человеческого фактора
Мы сохраняем все детали кадровой политики, услуг кадрового делопроизводства и правила обслуживания клиентов в CRM. Это позволяет безболезненно продолжить работу при смене специалиста, учитывая все пожелания и договоренности, обеспечивая непрерывность и плавную замену сотрудников.
Никаких языковых барьеров и документов, подписанных «вслепую». Вся коммуникация с вами осуществляется на русском языке.
Минимизация человеческого фактора
Мы сохраняем все детали кадровой политики, услуг кадрового делопроизводства и правила обслуживания клиентов в CRM. Это позволяет безболезненно продолжить работу при смене специалиста, учитывая все пожелания и договоренности, обеспечивая непрерывность и плавную замену сотрудников.
Когда ваша компания только начинала свою деятельность в Казахстане, и в штате было всего несколько сотрудников, наверняка, проблем с услугами кадрового делопроизводства не возникало. С этим справлялся бухгалтер, который также вёл и другие учётные документы.
При масштабировании бизнеса ситуация меняется. Законодательство подвижно, и один человек уже не способен отследить все изменения. Это приводит к ошибкам, а они, в свою очередь, к проблемам с контролирующими органами, которые могут иметь неприятные последствия для бизнеса в чужой стране.
Признаки необходимости пересмотра кадрового учёта в организации:
При масштабировании бизнеса ситуация меняется. Законодательство подвижно, и один человек уже не способен отследить все изменения. Это приводит к ошибкам, а они, в свою очередь, к проблемам с контролирующими органами, которые могут иметь неприятные последствия для бизнеса в чужой стране.
Признаки необходимости пересмотра кадрового учёта в организации:
- постоянное увеличение численности сотрудников;
- рост текучести кадров и возникновение конфликтов;
- привлечение временных сотрудников для выполнения определенных задач;
- приём на работу иностранных граждан;
- частые командировки сотрудников;
- увольнение специалиста, ответственного за кадровую документацию, с предположением о его неспособности справляться с обязанностями.
1) Не хватает времени и ресурсов для комплексного соблюдения местного законодательства
Казахстанское трудовое законодательство может значительно отличаться от российского, в том числе в аспекте кадрового администрирования. Одному сотруднику не под силу держать всё в голове и отслеживать в реальном времени все изменения, тем более, если сотрудник до этого не был погружен в тему услуг кадрового делопроизводства. Он может точечно соблюдать законодательство, однако всего лишь вопрос времени, когда от его взгляда ускользнет важное изменение, которое может повлиять на развитие бизнеса.
Профессиональные же аутсорсинговые компании имеют глубокие знания и опыт работы с местными законами и нормативами, что позволяет избежать ошибок и штрафов. 1С-WiseAdvice работает на рынке Казахстана с 2016 года и имеет в штате методологов, юристов и консультантов, задача которых быть в курсе всех изменений законодательства.
2) Сотрудники «зашиваются» в объёме поступающих кадровых документов
3) Компания нуждается в грамотном сопровождении непопулярных политических решений
Ни одна компания не застрахована от массового сокращения штата, увольнения кадровика или перевода персонала на парт-тайм с урезанием заработной платы. Особенно, когда речь идёт о переменах в другой стране. В таких случаях необходимо грамотно взаимодействовать с персоналом, обеспечить досудебное урегулирование конфликтов и эффективная отработка жалоб сотрудников трудовым органам.
При таких обстоятельствах важно сохранить непрерывность в области кадрового обслуживания и обеспечить стабильную работу персонала. Если такие решения направлены на оптимизацию расходов, включая заработную плату и количество рабочих мест, то преимущества аутсорсинга становятся очевидными.
Казахстанское трудовое законодательство может значительно отличаться от российского, в том числе в аспекте кадрового администрирования. Одному сотруднику не под силу держать всё в голове и отслеживать в реальном времени все изменения, тем более, если сотрудник до этого не был погружен в тему услуг кадрового делопроизводства. Он может точечно соблюдать законодательство, однако всего лишь вопрос времени, когда от его взгляда ускользнет важное изменение, которое может повлиять на развитие бизнеса.
Профессиональные же аутсорсинговые компании имеют глубокие знания и опыт работы с местными законами и нормативами, что позволяет избежать ошибок и штрафов. 1С-WiseAdvice работает на рынке Казахстана с 2016 года и имеет в штате методологов, юристов и консультантов, задача которых быть в курсе всех изменений законодательства.
2) Сотрудники «зашиваются» в объёме поступающих кадровых документов
- Отдел кадров оказывается под давлением из-за большого объёма кадровой документации, который требует быстрой обработки. Это особенно актуально, когда в организации работает более 100 человек. Частые изменения в кадровом составе, такие как приём на работу и увольнения сотрудников, обработка больничных и отпусков, а также корректировки в личных данных происходят чаще одного раза в неделю.
- Кроме того, условия работы постоянно меняются, например, сотрудники отправляются в командировки или работают по вахтовому методу. Компания предоставляет расширенный социальный пакет, включающий различные надбавки и льготы, такие как за стаж работы или за вредные условия труда.
- Высокая текучка кадров также является обыденным явлением: часто принимают на работу низкоквалифицированных сотрудников для выполнения временных задач. Организация ведения кадрового делопроизводства ложится на одного специалиста по кадровым вопросам или на сотрудников HR-отдела, что становится для них дополнительной нагрузкой.
3) Компания нуждается в грамотном сопровождении непопулярных политических решений
Ни одна компания не застрахована от массового сокращения штата, увольнения кадровика или перевода персонала на парт-тайм с урезанием заработной платы. Особенно, когда речь идёт о переменах в другой стране. В таких случаях необходимо грамотно взаимодействовать с персоналом, обеспечить досудебное урегулирование конфликтов и эффективная отработка жалоб сотрудников трудовым органам.
При таких обстоятельствах важно сохранить непрерывность в области кадрового обслуживания и обеспечить стабильную работу персонала. Если такие решения направлены на оптимизацию расходов, включая заработную плату и количество рабочих мест, то преимущества аутсорсинга становятся очевидными.
Наша ответственность застрахована
Наша профессиональная деятельность в Казахстане защищена страховым полисом с покрытием 15 миллионов рублей (около 97 миллионов тенге).
Редкость в Казахстане: лишь 20–40% средних и крупных бухфирм имеют страховку.
Действует ещё 3 года после завершения договора
Покрывает риски кадрового делопроизводства
Предоставим копию действующего полиса по запросу
Технологии, которые решают
Вам больше не нужно настраивать логистику в Казахстане и за его пределами, печатать кипы бумаг и работать с бумажными документами.
Документы автоматически направляются в учётную систему, исключая необходимость ручного ввода данных в 1С.
«Электронный аудитор» ежедневно осуществляет проверку бухгалтерских баз на соответствие установленным учётным стандартам.
При обнаружении несоответствий главный бухгалтер вручную проводит анализ операций.
Это помогает защититься от штрафов и лишних затрат.
Запатентованная технология «Процессинг» – это эффективное управление сбором и обработкой первичной документации.
С помощью этого IT-решения мы можем оперативно выявить отсутствие документа и его несоответствие требованиям. Вы всегда готовы к налоговым проверкам.
Наши IT-решения позволяют автоматизировать рутинные задачи в бухгалтерии.
Процессы автоматизации включают:
Клиент — банк
Взаиморасчёты с гос. органами
Расчёт заработной платы
Взаиморасчёты с сотрудниками
Налоговый учёт
Кассовые операции
Перекладывайте повседневные операции на технологии и сосредоточьтесь на росте компании в Казахстане.
Технологии,
которые решают
которые решают
Вам больше не нужно настраивать логистику в Казахстане и за его пределами, печатать кипы бумаг и работать с бумажными документами.
Документы автоматически направляются в учётную систему, исключая необходимость ручного ввода данных в 1С.
Документы автоматически направляются в учётную систему, исключая необходимость ручного ввода данных в 1С.
«Электронный аудитор» ежедневно осуществляет проверку бухгалтерских баз на соответствие установленным учётным стандартам.
При обнаружении несоответствий главный бухгалтер вручную проводит анализ операций. Это помогает защититься от штрафов и лишних затрат.
При обнаружении несоответствий главный бухгалтер вручную проводит анализ операций. Это помогает защититься от штрафов и лишних затрат.
Запатентованная технология «Процессинг» – это эффективное управление сбором и обработкой первичной документации.
С помощью этого IT-решения мы можем оперативно выявить отсутствие документа и его несоответствие требованиям. Вы всегда готовы к налоговым проверкам.
С помощью этого IT-решения мы можем оперативно выявить отсутствие документа и его несоответствие требованиям. Вы всегда готовы к налоговым проверкам.
Наши IT-решения позволяют автоматизировать рутинные задачи в бухгалтерии.
Перекладывайте повседневные операции на технологии и сосредоточьтесь на росте компании в Казахстане.
Процессы автоматизации включают:
Перекладывайте повседневные операции на технологии и сосредоточьтесь на росте компании в Казахстане.
Процессы автоматизации включают:
- Клиент-банк
- Расчёт заработной платы
- Налоговый учёт
- Взаиморасчёты с сотрудниками
- Взаиморасчёты с государственными органами
- Кассовые операции
